Project Management

Halo semua, perkenalkan saya Yulindah Sandri Saragih salah satu mahasiswa Jurusan Manajemen Rekayasa di Institut Teknologi Del. Disini saya akan berbagi sedikit ilmu yang saya dapatkan selama saya mengambil mata kuliah Manajemen  Proyek Rekayasa selama satu semester. Dibaca sampai habis ya.

Sejak awal mata kuliah Manajemen Proyek Rekayasa, saya diperkenalkan dengan istilah-istilah baru seperti manajemen proyek, proses manajemen proyek, elemen pengelolaan proyek dan beberapa istilah lainnya. Kira-kira apa ya maksud dari istilah-istilah tersebut?

Manajemen proyek dan proses manajemen proyek, apa itu?

Jadi, manajemen proyek merupakan penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik dalam kegiatan proyek untuk dapat memenuhi kebutuhan proyek. Pengaplikasian pengetahuan ini membutuhkan manajemen yang efektif dalam proses manajemen proyek.

Sedangkan proses manajemen proyek atau project management processes merupakan sekumpulan proses-proses yang akan memastikan keefektifan setiap tahapan dalam proyek yang dikerjakan. Proses-proses ini mencakup alat dan teknik yang terlibat dalam penerapan keterampilan dan kemampuan yang telah dijelaskan dalam ilmu pengetahuan yang telah dipelajari.

Proses-proses dalam manajemen tersebut dijelaskan menjadi 5 bagian, sebagai berikut ini:

1. Initiating dalam tahapan ini, dilakukan penentuan konseptualisasi dan kelayakan proyek. Beberapa aktivitas yang harus dilakukan pada tahapan ini termasuk penentuan tujuan proyek, penentuan ruang lingkup proyek dan pemangku kepentingan utama dalam proyek, pengidentifikasian potensi risiko proyek, serta estimasi anggaran dan jadwal proyek.
2. Planning setelah melakukan inisiasi, dilanjutkan dengan pembuatan cetak biru atau blueprint panduan yang dapat memandu seluruh kerja proyek dari awal hingga selesai.
3. Executing, pada tahapan ini manajer proyek akan melengkapi atau mengadakan keseluruhan hal yang dibutuh dalam proyek dan tim. 
4. Monitoring and control pada tahapan ini, manajer proyek akan secara teratur dan teliti dalam memastikan bahwa proyek berkembang dengan baik. Dokumentasi seperti pengumpulan data dan laporan status proyek secara lisan dan tertulis dapat digunakan.
5. Closing, proses penutupan akan dilakukan apabila hasil proyek sudah diproduksi dan para pemangku kepentingan telah memvalidasi dan menyetujuinya. Selama fase ini, manajer proyek akan menutup kontrak dengan pemasok, vendor, konsultan dan pihak-pihak lainnya. Semua dokumentasi akan diarsipkan dan laporan proyek akhir akan dihasilkan.

Apa saja sih elemen dalam pengelolaan proyek??

Menurut Project Management Body of Knowledge (PMBOK) terdapat sembilan (9) elemen dalam pengelolaan proyek, kesembilan elemen tersebut dapat diuraikan sebagai berikut.

1.      Project Integration Management

Manajemen integrasi proyek mencakup proses dan kegiatan untuk mengidentifikasi, menetapkan, menggabungkan, menyatukan, dan mengoordinasikan berbagai proses dan kegiatan manajemen proyek dalam proses manajemen proyek. Manajemen integrasi proyek terdiri dari tahapan sebagai berikut.

1.      Pengembangan project charter (dokumen mengenai proyek yang akan dijalankan)

2.      Pengembangan rencana manajemen proyek

3.      Mengarahkan dan mengelola proyek

4.      Memantau dan mengendalikan pekerjaan proyek

5.      Melakukan kontrol perubahan secara terintegrasi

6.      Penutupan proyek

2.      Project Scope Management

Manajemen ruang lingkup proyek merupakan proses yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa proyek mencakup seluruh pekerjaan yang diperlukan sehingga bisa menyeselaikan proyek dengan sukses. Pengelolaan ruang lingkup proyek terutama ditentukan dengan mendefinisikan dan mengendalikan apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek. Beberapa bagian yang termasuk dalam manajemen ruang lingkup proyek adalah sebagai berikut.

1.      Perencanaan manajemen ruang lingkup

2.      Pengumpulan pendapat stakeholder akan kebutuhan proyek

3.      Penentuan runag lingkup

4.      Pembentukan struktur kerja dalam scope kecil

5.      Melakukan validasi ruang lingkup

6.      Pemantauan dan pengontrolan ruang lingkup proyek

3.      Project Time Management

Manajemen waktu proyek mencakup seluruh proses yang dibutuhkan untuk mengatur waktu penyelesaian proyek. Yang termasuk dalam manajemen waktu proyek adalah sebagai berikut.

1.      Perencanaan manajemen jadwal untuk proyek

2.      Penentuan kegiatan

3.      Membentuk urutan kegiatan

4.      Melakukan perkiraan sumber daya kegiatan

5.      Melakukan perkiraan durasi kegiatan

6.      Pengembangan jadwal kegiatan

7.      Pengontrolan jadwal

4.      Project Cost Management

Manajemen biaya proyek merupakan seluruh proses yang mencakup perencanaan (planning), penaksiran (estimating), penganggaran (budgeting), pembiayaan (financing), pendanaan (funding), pengelolaan (managing), dan pengontrolan (controlling) biaya sehingga proyek dapat diselesaikan sesuai anggaran yang disetujui. Dalam pelaksanaannya, terdapat beberapa aktivitas utama yang dilakukan sebagai berikut.

1.      Perencanaan manajemen biaya

2.      Memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan

3.      Penentuan anggaran untuk proyek

4.      Melakukan kontrol biaya dalam proyek

5.      Project Quality Management

Project quality management atau dalam bahasa Indonesia disebut sebagai manajemen kualitas proyek merupakan aktivitas yang mencakup seluruh proses yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa proyek yang dilakukan memberikan jaminan tentang kebijakan kualitas, tujuan serta tanggung jawab dari pelaksanaan proyek sehingga proyek mampu memenuhi kebutuhan yang telah ditetapkan. Dalam pelaksanaannya sendiri manajemen kualitas proyek terdiri dari 3 aktivitas utama yaitu:

1.      Perencanaan kualitas hasil proyek

2.      Melakukan jaminan kualitas

3.      Melakukan kontrol kualitas

6.      Project Human Resource Management

Manajemen bagian ini mencakup seluruh aspek pengelolaan sumber daya manusia, mulai dari perencanaan sumber daya hingga cara memperoleh, mengembangkan, dan mengelola tim proyek. Dalam pelaksanaannya terdapat beberapa aktivitas utama yang dilakukan seperti berikut.

1.      Merencanakan manajemen sumber daya manusia

2.      Menentukan anggota tim proyek

3.      Pengembangan anggota tim (kemampuan, interaksi antar anggota dan lainnya)

4.      Mengatur tim proyek

7.      Project Communications Management

Manajemen komunikasi proyek termasuk proses-proses yang diperlukan untuk memastikan perencanaan, pengumpulan, pembuatan, distribusi, penyimpanan, pengambilan, manajemen, kontrol, pemantauan proyek serta informasi mengenai proyek. Komunikasi yang efektif sangatlah penting dalam proses manajemen proyek. Aktivitas-aktivitas yang mencakup dalam pelaksanaan manajemen komunikasi adalah sebagai berikut.

1.      Perencanaan manajemen komunikasi

2.      Pengelolaan komunikasi

3.      Memantau dan mengontrol komunikasi agar tidak terjadi misunderstanding dalam penyelesaian proyek

8.      Project Risk Management

Manajemen risiko proyek mencakup proses-proses dalam melakukan perencanaan manajemen risiko, identifikasi, analisis, perencanaan, dan pengendalian risiko pada suatu proyek. Tujuan dari manajemen risiko proyek adalah untuk meningkatkan kemungkinan dan  dampak positif dari setiap kegiatan dalam proyek dan mengurangi kemungkinan dan dampak negatif dari setiap kegiatan dalam proyek. Beberapa aktivitas yang dilakukan ialah sebagai berikut.

1.      Perencanaan manajemen risiko

2.      Mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi

3.      Melakukan analisis kualitatif terhadap risiko yang ada

4.      Melakukan analisisi kuantitatif terhadap risiko yang ada

5.      Merencanakan respon untuk menghadapi risiko yang terjadi

6.      Pengontrolan risiko dan pengevaluasian efektivitas proses seluruh proyek

9.      Project Procurement Management

Manajemen pengadaan proyek mencakup proses-proses yang dibutuhkan untuk membeli atau memperoleh produk, layanan, atau hasil yang diperlukan dari luar tim proyek. Beberapa aktivitas utama yang dilakukan adalah sebagai berikut.

1.      Perencanaan manajemen pengadaan

2.      Melakukan pengadaan (produk, layanan, maupun hal lainnya dari luar proyek)

3.      Pengelolaan hubungan terhadap pihak yang menyediakan pengadaan bagi proyek

4.      Proses pengakhiran atau penyelesaian pengadaan proyek

Jadi kesimpulan yang bisa didapatkan berdasarkan penjelasan diatas adalah:

1. Manajemen proyek merupakan penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik dalam kegiatan proyek untuk dapat memenuhi kebutuhan proyek.
2. Proses manajemen proyek merupakan sekumpulan proses-proses yang akan memastikan keefektifan setiap tahapan dalam proyek yang dikerjakan. Terdiri dari 5 bagian yaitu initiating, planning, executing, monitoring and control, dan closing.
3. Dalam pengelolaan proyek, terdapat sembilan elemen yaitu Project Integration Management, Scope Management, Time Management, Cost Management, Quality Management, Human Resource Management, Communications Management, Risk Management, dan Procurement Management.

Contoh sederhana penerapan manajemen proyek dapat kita lihat pada aktivitas sehari-hari, seperti pada saat akan membeli peralatan masak, perlengkapan rumah, membeli mobil, atau bahkan pada saat akan membeli rumah. Mari kita ambil satu contoh mengenai aktivitas membeli perlengkapan rumah. Sebelum membeli barang-barang yang kita butuhkan untuk rumah kita, ada baiknya lebih dahulu kita melakukan penyusunan rencana mengenai barang apa yang kita butuhkan yang nantinya akan kita beli. Kita perlu mengindetifikasi jenis barang yang akan dibeli serta mengestimasi berapa kisaran harga yang akan dikeluarkan untuk setiap barang, bisa dilakukan dengan mencari referensi harganya di situs internet. Kemudian hasil identifikasi tersebut dituliskan pada sebuah catatan untuk mempermudah kita dalam proses pencarian barang nantinya. Selain itu, kita juga harus mengidentifikasi dimana barang-barang tersebut dapat kita peroleh, apakah dalam satu toko yang sama seluruh barang dapat ditemukan atau berbeda tempat. Apabila harus membelinya di toko yang berbeda, maka kita harus memastikan bahwa waktu yang dibutuhkan untuk membeli barang tidak akan mengganggu aktivitas lain seperti mengganggu jam kerja kita. Apabila kita telah menemukan barang yang kita butuhkan, sangat perlu sekali kita melakukan pengecekan kualitas terhadap barang tersebut. Apakah barangnya bagus? Apakah mutunya terjamin? Apakah harga yang ditawarkan sesuai dengan kualitasnya? Hal ini harus dilakukan guna untuk mengurangi risiko atau dampak negatif yang akan timbul setelah kita menggunakan barang tersebut di rumah kita.  Jika barang yang dicari sudah sesuai dengan yang dibutuhkan serta harga dan kualitasnya sudah pas, maka barulah kita bisa melakukan proses pembelian barang, dan kemudian membawa barang tersebut kerumah kita, dan meletakannya sesuai dengan rancangan dimana barang tersebut ingin kita letakkan.

Dengan menerapkan manajemen proyek yang tepat pada aktivitas sehari-hari kita, kegiatan yang kita lakukan akan menjadi lebih teratur dan terkendali.

Nah, bagaimana? Apakah sekarang sudah cukup memahami mengenai beberapa istilah baru yang berasal Manajemen Proyek Rekayasa?? Saya harap pembaca sekalian sudah cukup paham ya dengan penjelasan diatas. Sampai sini dulu penjelasan kali ini. Semoga hari pembaca semua menyenangkan. Terimakasih semuanya.

Reference

Institute, P. M. (2013). A Guide to The Project Management Body of Knowledge Fifth Edition. Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.
https://www.brighthubpm.com/certification/19525-an-overview-of-pmbok-nine-elements-of-project-management/
https://www.oxbridgeacademy.edu.za/courses/project-management/process/
https://www.projectmanager.com/blog/project-management-processes-phases
https://www.wakefly.com/blog/project-management-everyday-life/